1 目的

明確全責(zé)制采購(gòu)員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責(zé)、以及每項(xiàng)職責(zé)的具體工作內(nèi)容、工作隸屬關(guān)系、本崗位的權(quán)限、職業(yè)操守要求、本崗位績(jī)效考核的內(nèi)容、方法和頻率、以及本崗位所應(yīng)遵循或參考的指導(dǎo)性文件目錄、本崗位所應(yīng)填報(bào)的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購(gòu)的所有全責(zé)制采購(gòu)人員。 

3 說(shuō)明

3.1 全責(zé)制采購(gòu)員是指該采購(gòu)員負(fù)責(zé)從某物料的新供應(yīng)商的尋找、選擇與評(píng)估、砍價(jià)、簽約。采購(gòu)訂單的制定、下達(dá)和跟蹤。采購(gòu)物品的接收、結(jié)款。以及該供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估等所有工作。

3.2 員工崗位說(shuō)明書分為兩個(gè)文件。《員工崗位要求及待遇說(shuō)明書》和《員工崗位職責(zé)說(shuō)明書》

3.3 《員工崗位要求及待遇說(shuō)明書》由人事部負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬保密文件。主要內(nèi)容包括

3.3.1 員工任職要求

3.3.2 工資級(jí)別

3.3.3 薪酬待遇

3.4 《員工崗位職責(zé)說(shuō)明書》由當(dāng)事部門負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬于公開文件。任何人員都可以憑此文件了解當(dāng)事員工的工作職責(zé)、具體工作內(nèi)容和權(quán)限 

4 本崗位的職能范圍

全責(zé)制采購(gòu)員負(fù)責(zé)公司供應(yīng)商的尋找、評(píng)估、采購(gòu)支出的預(yù)算、供應(yīng)商的談判或招標(biāo)以及采購(gòu)合同的準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的制定、下達(dá)和跟蹤。會(huì)同相關(guān)部門做好采購(gòu)物品的接收、結(jié)款和供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購(gòu)物品的專業(yè)知識(shí)方面，采購(gòu)員應(yīng)比供應(yīng)商的營(yíng)銷人員更專業(yè)

5.2 能熟練運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，以便與財(cái)務(wù)部門更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關(guān)合同的法律知識(shí)，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 原則

6.1 在對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)或采購(gòu)談判時(shí)，一定要確保該供應(yīng)商有實(shí)際的實(shí)施能力。 

7 具體職責(zé)及工作內(nèi)容

7.1 職責(zé)一：尋找新的供應(yīng)商。工作內(nèi)容包括：

7.1.1 該物品供應(yīng)市場(chǎng)的調(diào)研，并填寫《供應(yīng)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》。

7.1.2 尋找可以供應(yīng)目標(biāo)產(chǎn)品的供應(yīng)商有多少，并填寫《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應(yīng)商名錄表》

7.2 職責(zé)二：評(píng)估和選擇供應(yīng)商。工作內(nèi)容包括：

7.2.1 對(duì)已經(jīng)尋找到的供應(yīng)商，按照公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行初步的評(píng)估和篩選。

7.2.2 將初步篩選合格的供應(yīng)商報(bào)品管部，進(jìn)行供應(yīng)商的質(zhì)量驗(yàn)證。

7.2.3 對(duì)經(jīng)品管部評(píng)估通過(guò)的供應(yīng)商，填寫《新供應(yīng)商審批表》報(bào)公司高層審核批準(zhǔn)。

7.3 職責(zé)三：編制采購(gòu)支出的預(yù)算。工作內(nèi)容包括：

7.3.1 準(zhǔn)確編制各采購(gòu)物品在未來(lái)一定時(shí)段內(nèi)支出的預(yù)算

7.4 職責(zé)四：對(duì)可以進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu)的物品，實(shí)施招投標(biāo)工作。工作內(nèi)容包括：

7.4.1 選定參加本次招投標(biāo)的供應(yīng)商單位

7.4.2 編寫并向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放采購(gòu)招標(biāo)文件

7.4.3 組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，確定最終中標(biāo)單位

7.5 職責(zé)五：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。工作內(nèi)容包括：

7.5.1 采購(gòu)談判的準(zhǔn)備，并提交《采購(gòu)談判計(jì)劃表》，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)備案。

7.5.2 實(shí)施談判。談判結(jié)束時(shí)，雙方簽署《采購(gòu)談判備忘錄》，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)備案。

7.6 職責(zé)六：準(zhǔn)備采購(gòu)合同。工作內(nèi)容包括：

7.6.1 按照公司制定的采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)版本的要求，根據(jù)采購(gòu)招投標(biāo)或采購(gòu)談判的結(jié)果，完善采購(gòu)合同的所有內(nèi)容。

7.6.2 將合同報(bào)買賣雙方的高層簽署生效。

7.7 職責(zé)七：采購(gòu)合同的妥善管理。工作內(nèi)容包括：

7.7.1 采購(gòu)合同的妥善保管

7.7.2 采購(gòu)合同有效期限的跟蹤及續(xù)約

7.7.3 采購(gòu)合同內(nèi)容更新的補(bǔ)充文件

7.8 職責(zé)八：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部門提出的采購(gòu)要求，制定采購(gòu)訂單。工作內(nèi)容包括：

7.8.1 是給一家供，還是幾家供？

7.8.2 與既定供貨的供應(yīng)商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時(shí)間要求、地點(diǎn)要求等

7.8.3 按照公司現(xiàn)有的采購(gòu)訂單的標(biāo)準(zhǔn)版本，填寫給每家供應(yīng)商的采購(gòu)訂單

7.9 職責(zé)九：向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。并確保供應(yīng)商及時(shí)收到。

7.10 職責(zé)十：采購(gòu)訂單的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。工作內(nèi)容包括：

7.10.1 事先預(yù)估采購(gòu)訂單出現(xiàn)問(wèn)題的各種產(chǎn)生原因

7.10.2 對(duì)所預(yù)估的各個(gè)原因進(jìn)行排序性分析

7.10.3 對(duì)于所預(yù)估的各種原因，要準(zhǔn)備好一旦發(fā)生的解決預(yù)案。并填報(bào)《采購(gòu)訂單風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》

7.11 職責(zé)十一：采購(gòu)訂單的跟蹤管理。工作內(nèi)容包括：

7.11.1 按時(shí)交貨的跟蹤

7.11.2 按量交貨的跟蹤

7.11.3 按質(zhì)交貨的跟蹤

7.12 職責(zé)十二協(xié)助相關(guān)部門做好采購(gòu)物品的收貨工作。工作內(nèi)容包括

7.12.1 將采購(gòu)訂單的編號(hào)、數(shù)量和預(yù)計(jì)到倉(cāng)時(shí)間，提前半天通知倉(cāng)庫(kù)。

7.12.2 如果驗(yàn)收不合格，需要退貨時(shí)，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，實(shí)施具體的退貨工作

7.13 職責(zé)十三：采購(gòu)訂單發(fā)生變故的應(yīng)急解決和善后。工作內(nèi)容包括：

7.13.1 采購(gòu)訂單一旦出現(xiàn)時(shí)間、質(zhì)量或數(shù)量等的問(wèn)題，如何應(yīng)急解決

7.13.2 如何追究供應(yīng)商的責(zé)任

7.14 職責(zé)十四：供應(yīng)商貨款的結(jié)算。具體工作包括：

7.14.1 所有相關(guān)票據(jù)的收集和核實(shí)

7.14.2 提前1－3個(gè)月，向財(cái)務(wù)部提交供應(yīng)商付款計(jì)劃

7.14.3 按照公司制度，辦理供應(yīng)商貨款的請(qǐng)款手續(xù)，并按時(shí)向供應(yīng)商支付

7.15 職責(zé)十五：雙方糾紛的妥善解決

7.16 職責(zé)十六：會(huì)同其他部門，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期的評(píng)估。工作內(nèi)容包括：

7.16.1 每個(gè)來(lái)月的上旬，向倉(cāng)庫(kù)和品管部收集供應(yīng)商上月所有訂單的驗(yàn)收紀(jì)錄。填報(bào)《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》。

7.16.2 對(duì)于表現(xiàn)考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)通知供應(yīng)商和公司內(nèi)相關(guān)部門，實(shí)施相應(yīng)的懲罰措施。

7.17 職責(zé)十七：供應(yīng)商年終考評(píng)。工作內(nèi)容包括：

7.17.1 統(tǒng)計(jì)本年度供應(yīng)商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

7.17.2 收集公司各相關(guān)部門對(duì)該供應(yīng)商的獨(dú)立評(píng)估結(jié)果。填報(bào)《供應(yīng)商年度綜合評(píng)估表》

7.17.3 與供應(yīng)市場(chǎng)同行相比較，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行強(qiáng)弱項(xiàng)的分析，并填報(bào)《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》。提出來(lái)年的改進(jìn)計(jì)劃。

7.18 職責(zé)十八：建立何維護(hù)合格供應(yīng)商電子檔案庫(kù)。按時(shí)填報(bào)《合格供應(yīng)商檔案庫(kù)》

7.19 職責(zé)十九：定期征求供應(yīng)商對(duì)我方各相關(guān)部門的改進(jìn)建議。 

8 工作隸屬關(guān)系

9 崗位權(quán)限

9.1 有權(quán)向品管部推薦候選供應(yīng)商

9.2 有權(quán)向公司高層呈報(bào)新供應(yīng)商審批要求

9.3 有權(quán)與合格的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或談判工作

9.4 不得與未經(jīng)評(píng)估或評(píng)估不合格的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)或談判

9.5 有權(quán)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單

9.6 不得與未經(jīng)評(píng)估或評(píng)估不合格的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單

9.7 有權(quán)向表現(xiàn)不良的供應(yīng)商提出整改要求

9.8 不得擅自更換供應(yīng)商 

10 職業(yè)操守要求

10.1 在與供應(yīng)商的交易過(guò)程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

10.2 堅(jiān)持以公司的利益為首要選擇。

10.3 避免從事個(gè)人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務(wù)或者職業(yè)活動(dòng)

10.4 不得要求或接受來(lái)自現(xiàn)在或者潛在的供應(yīng)商的金錢、禮物、娛樂(lè)、恩惠或者服務(wù)。

10.5 保護(hù)公司及供應(yīng)商的相關(guān)機(jī)密

10.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應(yīng)商相處 

11 績(jī)效考核的內(nèi)容

11.1 工作態(tài)度

11.1.1 認(rèn)真執(zhí)行公司各部門制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。有無(wú)違紀(jì)違規(guī)行為

11.1.2 工作責(zé)任心要強(qiáng)。有無(wú)發(fā)生責(zé)任性的錯(cuò)誤或失誤

11.2 工作業(yè)績(jī)

11.2.1 新供應(yīng)商開發(fā)的按時(shí)完成率

11.2.2 采購(gòu)預(yù)算的完成情況

11.2.3 與其同行相比較，供應(yīng)商的價(jià)格處于什么水平

11.2.4 與其同行相比較，供應(yīng)商的供應(yīng)期處于什么水平

11.2.5 供應(yīng)商的質(zhì)量、按時(shí)率以及服務(wù)態(tài)度的表現(xiàn)

11.2.6 各工作表格和報(bào)告的撰寫是否正確和全面 

12 績(jī)效考核的方法

12.1 采購(gòu)支出預(yù)算的完成考核。填報(bào)《采購(gòu)員預(yù)算完成率評(píng)估表》

12.1.1 是否超出預(yù)算？

12.1.2 如果低于預(yù)算，節(jié)約多少資金？

12.2 供應(yīng)商表現(xiàn)的考核?！陡鷨尾少?gòu)員月度績(jī)效考核表》

12.3 采購(gòu)訂單管理的年度表現(xiàn)。填報(bào)《采購(gòu)人員年度績(jī)效評(píng)估表》 

13 績(jī)效考核的頻率

13.1 每月一次

13.2 年終總評(píng) 

14 相關(guān)的指導(dǎo)性文件

14.1 《公司采購(gòu)管理總則》

14.2 《原材料采購(gòu)管理的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程》

14.3 《如何編寫采購(gòu)物品的技術(shù)及安全標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書》

14.4 《如何尋找新供應(yīng)商作業(yè)指導(dǎo)書》

14.5 《如何實(shí)施新供應(yīng)商評(píng)估作業(yè)指導(dǎo)書》

14.6 《如何編制采購(gòu)支出預(yù)算作業(yè)指導(dǎo)書》

14.7 《如何進(jìn)行采購(gòu)談判作業(yè)指導(dǎo)書》

14.8 《如何實(shí)施采購(gòu)招標(biāo)作業(yè)指導(dǎo)書》

14.9 《如何做好采購(gòu)訂單管理作業(yè)指導(dǎo)書》

14.10 《如何進(jìn)行供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估作業(yè)指導(dǎo)書》

14.11 《如何實(shí)施采購(gòu)人員績(jī)效考核作業(yè)指導(dǎo)書》 

15 工作表格

15.1 《供應(yīng)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》

15.2 《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應(yīng)商名錄表》

15.3 《新供應(yīng)商調(diào)查評(píng)估問(wèn)卷表》

15.4 《新供應(yīng)商評(píng)估打分表》

15.5 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫(kù)》

15.6 《消耗性采購(gòu)物品詢價(jià)表》

15.7 《資產(chǎn)性采購(gòu)物品詢價(jià)表》

15.8 《采購(gòu)談判計(jì)劃表》

15.9 《采購(gòu)談判提問(wèn)表》

15.10 《采購(gòu)談判備忘錄》

15.11 《招投標(biāo)邀請(qǐng)函》

15.12 《投標(biāo)方須知》

15.13 《綜合評(píng)標(biāo)法的評(píng)分方法》

15.14 《采購(gòu)訂單跟蹤表》

15.15 《采購(gòu)訂單風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》

15.16 《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》

15.17 《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》

15.18 《供應(yīng)商年度綜合評(píng)估表》

15.19 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫(kù)》

15.20 《跟單采購(gòu)員月度績(jī)效考核表》

15.21 《采購(gòu)員預(yù)算完成率評(píng)估表》

15.22 《采購(gòu)人員年度績(jī)效評(píng)估表》