1 目的

明確訂單管理采購員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責、以及每項職責的具體工作內(nèi)容、工作隸屬關系、本崗位的權(quán)限、職業(yè)操守要求、本崗位績效考核的內(nèi)容、方法和頻率、以及本崗位所應遵循或參考的指導性文件目錄、本崗位所應填報的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購訂單管理的所有采購人員。 

3 說明

3.1 員工崗位說明書分為兩個文件?！秵T工崗位要求及待遇說明書》和《員工崗位職責說明書》

3.2 《員工崗位要求及待遇說明書》由人事部負責制定。該文件在公司內(nèi)部屬保密文件。主要內(nèi)容包括

3.2.1 員工任職要求

3.2.2 工資級別

3.2.3 薪酬待遇

3.3 《員工崗位職責說明書》由當事部門負責制定。該文件在公司內(nèi)部屬于公開文件。任何人員都可以憑此文件了解當事員工的工作職責、具體工作內(nèi)容和權(quán)限 

4 本崗位的職能范圍

訂單管理采購員負責采購訂單的制定、下達和跟蹤。會同相關部門做好采購物品的接收、結(jié)款和供應商表現(xiàn)的評估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購物品的專業(yè)知識方面，采購員應比供應商的營銷人員更專業(yè)

5.2 能熟練運用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術來獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財務知識，以便與財務部門更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關合同的法律知識，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 具體職責及工作內(nèi)容

6.1 職責一：根據(jù)生產(chǎn)計劃部門提出的采購要求，制定采購訂單。工作內(nèi)容包括：

6.1.1 是給一家供，還是幾家供？

6.1.2 與既定供貨的供應商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時間要求、地點要求等

6.1.3 按照公司現(xiàn)有的采購訂單的標準版本，填寫給每家供應商的采購訂單

6.2 職責二：向供應商下達采購訂單。并確保供應商及時收到。

6.3 職責三：采購訂單的風險評估。工作內(nèi)容包括：

6.3.1 事先預估采購訂單出現(xiàn)問題的各種產(chǎn)生原因

6.3.2 對所預估的各個原因進行排序性分析

6.3.3 對于所預估的各種原因，要準備好一旦發(fā)生的解決預案。并填報《采購訂單風險評估表》

6.4 職責四：采購訂單的跟蹤管理。工作內(nèi)容包括：

6.4.1 按時交貨的跟蹤

6.4.2 按量交貨的跟蹤

6.4.3 按質(zhì)交貨的跟蹤

6.5 職責五：協(xié)助相關部門做好采購物品的收貨工作。工作內(nèi)容包括

6.5.1 將采購訂單的編號、數(shù)量和預計到倉時間，提前半天通知倉庫。

6.5.2 如果驗收不合格，需要退貨時，負責與供應商聯(lián)系，實施具體的退貨工作

6.6 職責六：采購訂單發(fā)生變故的應急解決和善后。工作內(nèi)容包括：

6.6.1 采購訂單一旦出現(xiàn)時間、質(zhì)量或數(shù)量等的問題，如何應急解決

6.6.2 如何追究供應商的責任

6.7 職責七：供應商貨款的結(jié)算。具體工作包括：

6.7.1 所有相關票據(jù)的收集和核實

6.7.2 提前1－3個月，向財務部提交供應商付款計劃

6.7.3 按照公司制度，辦理供應商貨款的請款手續(xù)，并按時向供應商支付

6.8 職責八：雙方糾紛的妥善解決

6.9 職責九：會同其他部門，對供應商的表現(xiàn)進行定期的評估。工作內(nèi)容包括：

6.9.1 每個來月的上旬，向倉庫和品管部收集供應商上月所有訂單的驗收紀錄。填報《供應商表現(xiàn)考核表》。

6.9.2 對于表現(xiàn)考核不合格的供應商，應通知供應商和公司內(nèi)相關部門，實施相應的懲罰措施。

6.10 職責十：供應商年終考評。工作內(nèi)容包括：

6.10.1 統(tǒng)計本年度供應商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

6.10.2 收集公司各相關部門對該供應商的獨立評估結(jié)果。填報《供應商年度綜合評估表》

6.10.3 與供應市場同行相比較，對供應商進行強弱項的分析，并填報《供應商強弱項分析表》。提出來年的改進計劃。

6.11 職責十一：建立何維護合格供應商電子檔案庫。按時填報《合格供應商檔案庫》

6.12 職責十二：定期征求供應商對我方各相關部門的改進建議。 

7 工作隸屬關系

8 崗位權(quán)限

8.1 有權(quán)向供應商下達采購訂單

8.2 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應商下達采購訂單

8.3 有權(quán)向表現(xiàn)不良的供應商提出整改要求 

9 職業(yè)操守要求

9.1 在與供應商的交易過程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

9.2 堅持以公司的利益為首要選擇。

9.3 避免從事個人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務或者職業(yè)活動

9.4 不得要求或接受來自現(xiàn)在或者潛在的供應商的金錢、禮物、娛樂、恩惠或者服務。

9.5 保護公司及供應商的相關機密

9.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應商相處 

10 績效考核項目

10.1 工作態(tài)度

10.1.1 認真執(zhí)行公司各部門制定的各項規(guī)章制度。有無違紀違規(guī)行為

10.1.2 工作責任心要強。有無發(fā)生責任性的錯誤或失誤

10.2 工作業(yè)績

10.2.1 與其同行相比較，供應商的供應期處于什么水平

10.2.2 供應商的質(zhì)量、按時率以及服務態(tài)度的表現(xiàn)

10.2.3 供應商表現(xiàn)的評估是否正確和有效 

11 如何進行績效考核

11.1 采購訂單管理的月度表現(xiàn)。填報《跟單采購員月度績效考核表》

11.2 采購訂單管理的年度表現(xiàn)。填報《采購人員年度績效評估表》 

12 相關的指導性文件

12.1 《公司采購管理總則》

12.2 《原材料采購管理的標準操作規(guī)程》

12.3 《如何做好采購訂單管理作業(yè)指導書》

12.4 《如何進行供應商表現(xiàn)的評估作業(yè)指導書》

12.5 《如何實施采購人員績效考核作業(yè)指導書》 

13 工作表格

13.1 《采購訂單跟蹤表》

13.2 《采購訂單風險評估表》

13.3 《供應商表現(xiàn)考核表》

13.4 《供應商強弱項分析表》

13.5 《供應商年度綜合評估表》

13.6 《新供應商審批及合格供應商檔案庫》

13.7 《跟單采購員月度績效考核表》

13.8 《采購人員年度績效評估表》